Médecins du Monde Belgique au Mali recrute Assistant Administratif et Ressources Humaines terrains H/F
Offres d'Emplois • Mercredi 05/02/2014 •
Médecins du Monde Belgique au Mali recrute
Assistant Administratif et Ressources Humaines terrains (H/F)
Localisation du poste : Kidal / Gao, Mali
Nature du contrat : 3 mois d’essai avec possibilité de renouvellement
Entrée en fonction : Dès que possible
Superviseur : Coordinateur de programme Kidal/Gao
1. Médecins du Monde
Médecins du Monde (MdM) est une association médicale de solidarité internationale active dans plus de 70 pays. A l’international, les équipes de Médecins du Monde soignent les populations les plus vulnérables, les victimes de conflits armés ou de catastrophes naturelles. En Europe, nous luttons contre l’exclusion afin que la santé soit un droit fondamental pour toute personne, indépendamment de son lieu de naissance, de son sexe, de son ethnie, de sa condition sociale ou de sa religion.
Association indépendante, Médecins du Monde agit au-delà du soin. Elle dénonce les atteintes à la dignité et aux droits de l'Homme et se bat pour améliorer la situation des populations. MdM ne mène pas seulement des actions d'urgence, mais aussi des programmes de long terme. L'association maintient ses activités au-delà des crises afin de participer à l'effort de reconstruction d'un pays. Sur place, la formation des équipes médicales et les liens avec les partenaires locaux garantissent le suivi des projets dans la durée.
2. Contexte
Médecins du Monde Belgique (MdM-B) intervient au Mali depuis 10 ans en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord Mali, MdM-B a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal et Gao grâce à une assise historique dans ces zones.
Aujourd’hui, Médecins du Monde Belgique soutient plus d’une vingtaine de centres de santé dans le nord du pays dans les régions de Gao et de Kidal.
Nous garantissons un accès gratuit aux soins de santé, un dépistage et une prise en charge des cas de malnutrition, et nous maintenons une capacité de riposte aux épidémies.
Le projet PDI (Personnes Déplacées Internes de Bamako) de MdM-B s’appuie sur cette expertise au profit des populations déplacées du Nord Mali à Bamako afin de proposer une assistance médicale d’urgence, un soutien psychosocial aux populations déplacées, en partenariat étroit avec les Autorités, les Agences du Système des Nations Unies et les autres acteurs impliqués dans le cluster protection.
A Bamako, MdM-B travaillait jusque fin 2011 sur un projet de prise en charge médico-psychosociale des enfants vulnérables au travers du renforcement des capacités de structures locales. MdM-B dispose d’une équipe d’experts reconnue au niveau national (Ministère de la promotion d’action sociale et de la famille, cluster protection) et a notamment développé des outils techniques de prise en charge globale intégrant les besoins médicaux (y compris la nutrition), psychologiques et sociaux des enfants et des femmes en âge de procréer en particulier.
3. Principales tâches et responsabilités
OBJECTIF SPÉCIFIQUE DU POSTE
Le poste est situé sous la responsabilité directe du coordinateur du programme à Kidal/Gao.
L’Assistant Administratif et Ressources humaines terrains sera responsable de la gestion efficace des ressources humaines et des aspects administratifs du programme à Kidal/Gao.
L’Assistant administratif s’assure de la bonne gestion de l’administration relative au personnel local et aux aspects liés aux ressources humaines affectées au programme
Activités principales
- Exécuter le contenu de la politique RH et des procédures mises en place en suivant la législation du travail, tout en intégrant les meilleures pratiques RH ;
- Assister à l’élaboration de la demande de trésorerie mensuelle en collaboration avec les équipes techniques (log, médicaux, finances...) ;
- Assister le Coordinateur de programme à suivre le risque administratif sur terrain, anticiper tout retard de déclarations et de paiement (INPS/AMO, ITS, TL, etc.…) ; éviter les retards et arriérés ;
- Assister le Coordinateur de Programme à l’élaboration des rapports Administratifs et ressources humaines de qualité à destination de la coordination nationale.
Tâches :
1/ Recrutement :
- S’assurer d’un recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes étapes de la procédure de recrutement de MdM BE en vigueur;
- De ce fait, préparer les autorisations de recrutement ; afficher les avis de recrutement dans les bases et tous les endroits appropriés;
- Organiser les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement des agents.
2/ Contrat de travail :
- S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste, que les objectifs SMART et le plan d’actions ont été convenus avec le superviseur ;
- Suivre les contrats du personnel de la base dans le respect du code de travail au Mali et vérifier si tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats ;
- Préparer les projets de contrat à soumettre au coordinateur de programmes pour approbation et validation finale du coordinateur Général ;
- Tenir une fiche de suivi des contrats des journaliers ;
- Tenir à jour un fichier de suivi du personnel;
- Assurer la gestion administrative des contrats du personnel du programme de Kidal/Gao et avertir en avance le Coordinateur de programme de leurs dates d’expiration ainsi que celles des périodes d’essai ;
- Procéder à l’immatriculation de tout employé à l’INPS et à l’AMO après validation du contrat par l’inspection du travail ;
3/ Salaire :
- Préparer mensuellement le fichier de paie à soumettre au coordinateur de programme pour approbation;
- Faire le suivi des heures supplémentaires, des congés officiels et de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures, veiller à leur mise à jour dans le fichier de constitution de salaire;
- Imprimer les fiches de paie et les états de prestations pour les employés de la base et payer les salaires par les finances
- Préparer toute la documentation pour le paiement des cotisations INPS/AMO, et des taxes ITS et TL et s’assurer de leur paiement dans le délai ;
- Préparer les avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie ;
4/ Performance :
- S’assurer d’un système efficace de développement de la performance de l’ensemble du personnel et soutien au coordinateur programme dans les activités d’entretien de fonctionnement et dans l’organisation de formations conformément aux politiques et procédures en vigueur ;
- Sous la supervision du coordinateur de programme, veiller à ce que le travail soit planifié et organisé de manière qui répond aux besoins des collègues au sein de la base, de la manière la plus rentable possible et veiller à ce que les membres de l’équipe aient une charge de travail approprié au fonctionnent de manière efficace.
5/ Soins médicaux :
- Tenir le tableau de suivi de remboursement de soins médicaux et toutes les informations sur les agents (mise à jour de la liste des ayants droits) ;
- Soumettre les demandes de remboursement à la caisse après validation du Chef de projet médical-nutritionnel ;
- Vérifier le niveau de remboursement de frais de soins par rapport au plafond alloué aux agents ;
6/ Congés :
- Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année, avec affichage en collaboration avec les responsables directs hiérarchiques de l’agent;
- Veiller à ce que tout congé non planifié soit préalablement demandé dans le délai prévu à cet effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim et la passation ont été correctement convenus et réalisés ;
7/ Archivage :
- Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations/pièces nécessaires à son dossier (informations/pièces contenues dans le check list) ;
- S’assurer que les dossiers des travailleurs contiennent toutes les informations/pièces sur leurs situations familiales, leur identité ainsi que leurs formations ;
- S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;
- Récupérer la carte de service en cas de rupture de contrat ainsi que tous les biens mis a disposition de l’agent par Médecins du Monde en collaboration avec le département logistique ;
- Faire le monitoring des absences et classer tous les documents concernant chaque employé de la base dans son propre dossier
-
8/ Relations/communications
- Informer l’inspection du travail de toutes modifications de contrat pour les employés et s’assurer que les documents soient tamponnés et signés par l’Inspection du travail dans les délais prévus par le code du travail du Mali ;
- Sur demande du Coordinateur programme, assurer le pont entre le personnel de la base et l’administrateur national ; traiter avec les autorités locales en ce qui concerne la gestion des ressources humaines;
- Promouvoir un environnement de travail attractif basé sur l’égalité, la compassion, et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté ;
- Veiller à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition.
9/Supervision
- Superviser les nettoyeurs et cuisiniers de MdM BE et les journaliers incluant leurs évaluations.
10/Autres
- Exécuter toute autre tâche administrative et ressources humaines non citée mais qui rentre dans ses attributions et répondant à la bonne marche des activités de la base.
Autres activités
o Assurer la préparation de l’audit interne de tous les domaines de travail administratif et ressources humaines ;
o Soutenir les chefs des différents départements et le responsable financier dans la planification et d’audit interne.
Qualifications requises
o Être de nationalité malienne,
o Avoir un minimum de Bac+2, en Administration, RH ou domaines similaires,
o Avoir une expérience de quatre (4) ans minimum dans un poste similaire,
o Connaître le monde des ONG,
o Avoir une expérience de terrain dans l’administration et gestion de ressources humaines
o Avoir une expérience concrète de GRH (contrats, salaires…),
o Avoir une bonne rédaction et parler couramment la langue de travail (français),
o Avoir une autonomie dans l’organisation de son travail,
o Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration et des ressources humaines,
o Connaissance informatique : Microsoft Office (word, excel, powerpoint), internet, Outlook,
o Orienté(e) qualité(e) ; esprit critique et sens de l’initiative,
o Diplomatie, patience, flexibilité,
o Capacité d’analyse, résolution de problèmes,
o Savoir travailler en équipe et sous pression dans un milieu multinational et multiconfessionnel,
o La connaissance d’une des langues locales : le tamashek ou le sonrhaï est vivement souhaitée,
o Être rigoureux.
CONTACTS :
Si vous êtes intéressés, prière de nous envoyer votre cv exclusivement au moyen du formulaire de demande d’emploi à obtenir à l’adresse e-mail suivante : recrutements@mdmb-mali.org; et le renvoyer de préférence par voie électronique accompagné d’une courte lettre de motivation jusqu’au samedi 15 février 2014 à 16 heures ou, à défaut, par courrier à déposer à :
- Korofina Sud, rue 96 porte 700, BP E 1193 Bamako,
- Château, secteur I, Gao,
- 3ième quartier, Touloupe, Ménaka,
- Etambar, Kidal
Seuls les candidats présélectionnés sur base du dossier seront convoqués pour un test écrit et un entretien.
Médecins du Monde Belgique au Mali recrute
Assistant Administratif et Ressources Humaines terrains (H/F)
Localisation du poste : Kidal / Gao, Mali
Nature du contrat : 3 mois d’essai avec possibilité de renouvellement
Entrée en fonction : Dès que possible
Superviseur : Coordinateur de programme Kidal/Gao
1. Médecins du Monde
Médecins du Monde (MdM) est une association médicale de solidarité internationale active dans plus de 70 pays. A l’international, les équipes de Médecins du Monde soignent les populations les plus vulnérables, les victimes de conflits armés ou de catastrophes naturelles. En Europe, nous luttons contre l’exclusion afin que la santé soit un droit fondamental pour toute personne, indépendamment de son lieu de naissance, de son sexe, de son ethnie, de sa condition sociale ou de sa religion.
Association indépendante, Médecins du Monde agit au-delà du soin. Elle dénonce les atteintes à la dignité et aux droits de l'Homme et se bat pour améliorer la situation des populations. MdM ne mène pas seulement des actions d'urgence, mais aussi des programmes de long terme. L'association maintient ses activités au-delà des crises afin de participer à l'effort de reconstruction d'un pays. Sur place, la formation des équipes médicales et les liens avec les partenaires locaux garantissent le suivi des projets dans la durée.
2. Contexte
Médecins du Monde Belgique (MdM-B) intervient au Mali depuis 10 ans en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord Mali, MdM-B a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal et Gao grâce à une assise historique dans ces zones.
Aujourd’hui, Médecins du Monde Belgique soutient plus d’une vingtaine de centres de santé dans le nord du pays dans les régions de Gao et de Kidal.
Nous garantissons un accès gratuit aux soins de santé, un dépistage et une prise en charge des cas de malnutrition, et nous maintenons une capacité de riposte aux épidémies.
Le projet PDI (Personnes Déplacées Internes de Bamako) de MdM-B s’appuie sur cette expertise au profit des populations déplacées du Nord Mali à Bamako afin de proposer une assistance médicale d’urgence, un soutien psychosocial aux populations déplacées, en partenariat étroit avec les Autorités, les Agences du Système des Nations Unies et les autres acteurs impliqués dans le cluster protection.
A Bamako, MdM-B travaillait jusque fin 2011 sur un projet de prise en charge médico-psychosociale des enfants vulnérables au travers du renforcement des capacités de structures locales. MdM-B dispose d’une équipe d’experts reconnue au niveau national (Ministère de la promotion d’action sociale et de la famille, cluster protection) et a notamment développé des outils techniques de prise en charge globale intégrant les besoins médicaux (y compris la nutrition), psychologiques et sociaux des enfants et des femmes en âge de procréer en particulier.
3. Principales tâches et responsabilités
OBJECTIF SPÉCIFIQUE DU POSTE
Le poste est situé sous la responsabilité directe du coordinateur du programme à Kidal/Gao.
L’Assistant Administratif et Ressources humaines terrains sera responsable de la gestion efficace des ressources humaines et des aspects administratifs du programme à Kidal/Gao.
L’Assistant administratif s’assure de la bonne gestion de l’administration relative au personnel local et aux aspects liés aux ressources humaines affectées au programme
Activités principales
- Exécuter le contenu de la politique RH et des procédures mises en place en suivant la législation du travail, tout en intégrant les meilleures pratiques RH ;
- Assister à l’élaboration de la demande de trésorerie mensuelle en collaboration avec les équipes techniques (log, médicaux, finances...) ;
- Assister le Coordinateur de programme à suivre le risque administratif sur terrain, anticiper tout retard de déclarations et de paiement (INPS/AMO, ITS, TL, etc.…) ; éviter les retards et arriérés ;
- Assister le Coordinateur de Programme à l’élaboration des rapports Administratifs et ressources humaines de qualité à destination de la coordination nationale.
Tâches :
1/ Recrutement :
- S’assurer d’un recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes étapes de la procédure de recrutement de MdM BE en vigueur;
- De ce fait, préparer les autorisations de recrutement ; afficher les avis de recrutement dans les bases et tous les endroits appropriés;
- Organiser les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement des agents.
2/ Contrat de travail :
- S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste, que les objectifs SMART et le plan d’actions ont été convenus avec le superviseur ;
- Suivre les contrats du personnel de la base dans le respect du code de travail au Mali et vérifier si tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats ;
- Préparer les projets de contrat à soumettre au coordinateur de programmes pour approbation et validation finale du coordinateur Général ;
- Tenir une fiche de suivi des contrats des journaliers ;
- Tenir à jour un fichier de suivi du personnel;
- Assurer la gestion administrative des contrats du personnel du programme de Kidal/Gao et avertir en avance le Coordinateur de programme de leurs dates d’expiration ainsi que celles des périodes d’essai ;
- Procéder à l’immatriculation de tout employé à l’INPS et à l’AMO après validation du contrat par l’inspection du travail ;
3/ Salaire :
- Préparer mensuellement le fichier de paie à soumettre au coordinateur de programme pour approbation;
- Faire le suivi des heures supplémentaires, des congés officiels et de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures, veiller à leur mise à jour dans le fichier de constitution de salaire;
- Imprimer les fiches de paie et les états de prestations pour les employés de la base et payer les salaires par les finances
- Préparer toute la documentation pour le paiement des cotisations INPS/AMO, et des taxes ITS et TL et s’assurer de leur paiement dans le délai ;
- Préparer les avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie ;
4/ Performance :
- S’assurer d’un système efficace de développement de la performance de l’ensemble du personnel et soutien au coordinateur programme dans les activités d’entretien de fonctionnement et dans l’organisation de formations conformément aux politiques et procédures en vigueur ;
- Sous la supervision du coordinateur de programme, veiller à ce que le travail soit planifié et organisé de manière qui répond aux besoins des collègues au sein de la base, de la manière la plus rentable possible et veiller à ce que les membres de l’équipe aient une charge de travail approprié au fonctionnent de manière efficace.
5/ Soins médicaux :
- Tenir le tableau de suivi de remboursement de soins médicaux et toutes les informations sur les agents (mise à jour de la liste des ayants droits) ;
- Soumettre les demandes de remboursement à la caisse après validation du Chef de projet médical-nutritionnel ;
- Vérifier le niveau de remboursement de frais de soins par rapport au plafond alloué aux agents ;
6/ Congés :
- Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année, avec affichage en collaboration avec les responsables directs hiérarchiques de l’agent;
- Veiller à ce que tout congé non planifié soit préalablement demandé dans le délai prévu à cet effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim et la passation ont été correctement convenus et réalisés ;
7/ Archivage :
- Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations/pièces nécessaires à son dossier (informations/pièces contenues dans le check list) ;
- S’assurer que les dossiers des travailleurs contiennent toutes les informations/pièces sur leurs situations familiales, leur identité ainsi que leurs formations ;
- S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;
- Récupérer la carte de service en cas de rupture de contrat ainsi que tous les biens mis a disposition de l’agent par Médecins du Monde en collaboration avec le département logistique ;
- Faire le monitoring des absences et classer tous les documents concernant chaque employé de la base dans son propre dossier
-
8/ Relations/communications
- Informer l’inspection du travail de toutes modifications de contrat pour les employés et s’assurer que les documents soient tamponnés et signés par l’Inspection du travail dans les délais prévus par le code du travail du Mali ;
- Sur demande du Coordinateur programme, assurer le pont entre le personnel de la base et l’administrateur national ; traiter avec les autorités locales en ce qui concerne la gestion des ressources humaines;
- Promouvoir un environnement de travail attractif basé sur l’égalité, la compassion, et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté ;
- Veiller à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition.
9/Supervision
- Superviser les nettoyeurs et cuisiniers de MdM BE et les journaliers incluant leurs évaluations.
10/Autres
- Exécuter toute autre tâche administrative et ressources humaines non citée mais qui rentre dans ses attributions et répondant à la bonne marche des activités de la base.
Autres activités
o Assurer la préparation de l’audit interne de tous les domaines de travail administratif et ressources humaines ;
o Soutenir les chefs des différents départements et le responsable financier dans la planification et d’audit interne.
Qualifications requises
o Être de nationalité malienne,
o Avoir un minimum de Bac+2, en Administration, RH ou domaines similaires,
o Avoir une expérience de quatre (4) ans minimum dans un poste similaire,
o Connaître le monde des ONG,
o Avoir une expérience de terrain dans l’administration et gestion de ressources humaines
o Avoir une expérience concrète de GRH (contrats, salaires…),
o Avoir une bonne rédaction et parler couramment la langue de travail (français),
o Avoir une autonomie dans l’organisation de son travail,
o Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration et des ressources humaines,
o Connaissance informatique : Microsoft Office (word, excel, powerpoint), internet, Outlook,
o Orienté(e) qualité(e) ; esprit critique et sens de l’initiative,
o Diplomatie, patience, flexibilité,
o Capacité d’analyse, résolution de problèmes,
o Savoir travailler en équipe et sous pression dans un milieu multinational et multiconfessionnel,
o La connaissance d’une des langues locales : le tamashek ou le sonrhaï est vivement souhaitée,
o Être rigoureux.
CONTACTS :
Si vous êtes intéressés, prière de nous envoyer votre cv exclusivement au moyen du formulaire de demande d’emploi à obtenir à l’adresse e-mail suivante : recrutements@mdmb-mali.org; et le renvoyer de préférence par voie électronique accompagné d’une courte lettre de motivation jusqu’au samedi 15 février 2014 à 16 heures ou, à défaut, par courrier à déposer à :
- Korofina Sud, rue 96 porte 700, BP E 1193 Bamako,
- Château, secteur I, Gao,
- 3ième quartier, Touloupe, Ménaka,
- Etambar, Kidal
Seuls les candidats présélectionnés sur base du dossier seront convoqués pour un test écrit et un entretien.
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